مهارة إدارة الوقت

مهارة إدارة الوقت مقدمة التقدم اليوم لم يعد يتعلق بالقدرة على الإنتاج واستحداث المعدات واستثمارات الموارد بقدر ما يتعلق بالسرعة والمهارة في القيام بذلك، وعليه أصبح الوقت واستثماره وإدارته أحد العناصر الجودة في كل المجالات. إن إدارة الوقت تفهم على أنها مرادفة الأساسية التي يحكم بها على للترتيب والتنظيم وإجراءات العمل اليومية، وهذه العوامل كلها عناصر ذات فاعلية كبيرة، إلا إن إدارة الوقت أكثر تعقيدًا من ذلك، أنها حالة نفسية أنها استعداد للالتزام الشخصي. لوقت في أواخر الخمسينيات وبداية الستينيات من القرن العشرين، بدأ الاهتمام بموضوع إدارة ا وكانت أول محاولة في مجال دراسة إدارة الوقت بالشكل العلمي للكاتب جيمس ماكي. إذ وضع كتابه إدارة الوقت عام 1958, وكانت أهم عباراته التي لا زالت تتردد حتى الآن: إذا كنت تشعر بنقص في الوقت فهذا دليل على أن مهاراتك ومعلوماتك الإدارية باتت غير صالحة للمستجدات. ويعتبر الوقت من المتغيرات البيئية الخارجية التي ليس لأية سلطة قدرة على التحكم فيها، فليس هناك من يستطيع تقديم أو تأخير الوقت أو حتى زيادته أو تقليله، ويأتي الوقت على قمة عناصر يربط النجاح أو الفشل في تحقيق الأهداف بالمدى الزمني المحدد لذلك. أو مؤشرات التقييم حيث ويعتبر الوقت ذا أهمية قصوى في حياة الإنسان, ولذلك أكدت مصادر التشريع الإسلامي على والليل إذا يغشى. والنهار (قيمة وحسن استغلاله، حيث أقسم الله سبحانه وتعالى بالليل قال تعالى: ) والضحى. والليل إذا سجى(الليل. كما أقسم جل شأنه بالضحى قال تعالى سورة ) إذا تجلى سورة الفجر، )والفجر. وليال عشر(سورة الضحى، وأقسم سبحانه وتعالى بالفجر، قال تعالى سورة العصر، ) .لفي خسر الإنسانوالعصر إن (كما أقسم سبحانه وتعالى بالعصر قال تعالى يه وسلم على حسن استغلال الوقت، فعن أبي برزة نضاله بن عبيد كما حث الرسول صلى الله عل عبد يوم القيامة االأسلمي رضي الله عنه قال: قال رسول الله صلى الله عليه وسلم (لن تزول قدم حتى يسأل عن أربع: عن عمره فيما أفناه، وعن شبابه فيما أبلاه وعن ماله من أين اكتسبه وفيما مل به).أنفقه وعن علمه ماذا ع إن الأفراد الذين لديهم القدرة على التحكم في الوقت وإدارته وعدم الاستغراق في الأمور الشخصية لديهم سمات شخصية تمكنهم من حسن استغلال أوقاتهم مثل المثابرة والمرونة في التعامل مع الآخرين والمواقف الضاغطة، والاتزان الانفعالي والصبر وبذل الجهد دون انفعالي أو جسمي، والقدرة على تحديد الأهداف الواقعية، والثقة أي تعلم قول كلمة استنزاف وذلك للأنشطة التي قد تعوق إدارة الوقت بكفاءة،العدل ( . 2006) 1

إدارة الوقتTime Management مهما تنوعت العصور أو تقادمت أو تجددت نجد أن هناك العديد من الأمور العجيبة الثابتة في كل عصر.هذه الأمور الداعية للتفكر هي سنن الله جل و علا في كونه. سنن الله الذي أتقن كلُّ نن رُؤىً واضحاً و شيءٍ خَلقه, هي السنن الكونية الّتي لا يحيد عنها شيء. نرى بصمات هذه الس جلياً في كل عصر و كل زمان. من هذه السنن سنة التغيير هي السنة الواضحة و الحتمية في هذا العصر. فالثبات على أمرٍ ما في هذا الكون في أي مجال هو أمرٌ محال و ضرب من الخيال. رئة و المستجدة الّتي بناءً على ما تقدم يتسم العصر الذي نعيشه اليوم بالعديد من المتغيرات الطا التقدم التقني و لم تكن موجودة في العصور السابقة. يتميز عصر اليوم بالعديد من السمات منها علوم النمو الهائل في جميع المجالات, من ذلك ظهور علوم جديدة لم تكن موجودة من قبل مثل و أنواعها و نظمها و والبرمجة و الإدارة التكنولوجيا و الحاسوب والوراثة و علوم الفضاء جميع ما يتعلق بعلم الإدارة. و في هذا البحث المتواضع نود أن نسلط الضوء و نوضح مفهوم علم الإدارة ثم نركز على إدارة الوقت موضوع البحث. بادئ ذي بدء نود أن نستعرض المفهوم الدارج والمستخدم لعلم الإدارة بمعناه الاصطلاحي. الإدارة Management أورد معجم مصطلحات العلوم الإدارية الموحدة للدكتور بشير عباس العلاق تعريفاً للإدارة بأنها "فن أو علم توجيه و تسيير و إدارة عمل الآخرين بهدف تحقيق أهداف محددة و هي عملية اجتماعية تترتب عليها المسؤولية من تخطيط و تنظيم أعمال مشروع ما"(336). فمن خلال تعريف الإدارة نجد مدى أهمية تطبيق مفاهيم الإدارة في جميع شؤون حياتنا و بالأخص حينما تشتمل الإدارة على تخطيط و تنظيم و توجيه. و لا يختلف اثنان في أهمية تحديد الإنسان لنفسه أهداف معينه و سعيه لتحقيق هذه الأهداف. فالنجاح و الإبداع لا يُـعتد به إلا إذا تم في حدود الوقت المحدد لتحقيق تلك الأهداف, أي إدارة فعّاله للوقت. لذا وجب علينا مراعاة أن الوقت المحدد لتحقيق هذه الأهداف لا يقل أهمية عن الأهداف. أورد المعجم الوسيط معنى الوقت بأنه "مقدار من الزمن قُـدّر لأمر ما"(1048). و بعد تقديم هذا التعريف كان لابد من وقفة لنا مع حقائق عن الوقت قبل الشروع في تعريف إدارة الوقت. أوضح الدكتور عبد الفتاح دياب أن الفرد منا لا يملك أكثر من 24ساعة في اليوم . و أننا جميعاً متساوون من حيث كمية الوقت المتاح لنا لكننا نختلف في كيفية إدارته و استخدامه و هنا يبرز الإداري الناجح و الفاشل. فالوقت يتسم من حيث المرونة بالجمود فلا يمكن ادخاره للمستقبل و لا يمكن تعويض ما مضى منه(14). من خلال ما تقدم وجب علينا الاهتمام و الدقة في أهم مورد لنا و هو وقتنا و بالتالي كان لابد من وقفة توضح لنا كيف ندير وقتنا بفعالية. فالإلمام البسيط بإدارة الوقت Time Management و مفهومها و كيفيتها يعود بالفائدة الكبيرة للشخص الـمُلِم بهذا الموضوع و بالأخص مَنْ يقومون بمهام إدارية. ففي هذا البحث المتواضع سوف نستعرض مفهوم إدارة الوقت ثم أهمية إدارة الوقت . .( علاق ، 1995 .) 2

“إدارة الوقت مفاهيم حول Time Management” في تعريفه لمفهوم إدارة الوقت أنها لا تنطلق إلى تغييره و لا إلى تعديله بل إلى كيفية استثماره عليان أوضح خلال وقت بشكل فعّال و محاولة تقليل الوقت الضائع هدراً دون فائدة أو إنتاج وبالتالي رفع إنتاجية العاملين عملهم المحدد (23). و قد لخص دراكرDrucker كما أوضحعليان تعريف إدارة الوقت بقوله "أن إدارة الوقت تعني إدارة الذات و أن المدير الفعّال هو مَنْ يبدأ بالنظر إلى وقته قبل الشروع في مُهماته و أعماله و أن الوقت يُعد من أهم الموارد فإذا لم تتم إدارته فلن يتم إدارة أي شيء آخر" . و قد قلنا من قبل أن الوقت يتسم بالجمود فلا يمكن ادخاره أو تعويضه أو تأجيله وبالتالي ندرك اختلافه عن بقية الموارد البشرية و الطبيعية و المادية. لذا من الممكن إيجاز تعريف إدارة الوقت بعبارة أخرى أنه محدد و المسموح به لتحقيق غايةٍ ما.الاستخدام الجيد و الصائب للوقت ال،عليان ( 2005). (ف آخر لإدارة الوقت أورده تعري القصى، 2003 ) بأنها علم و فن الاستخدام الرشيد للوقت, هي علم استثمار الزمن بشكل فعّال, و هي عملية قائمة على التخطيط و التنظيم و المتابعة و التنسيق و التحفيز و الاتصال و هي إدارة لأندر عنصر متاح للمشروع, فإذا لم نُحسن إدارته فإننا لن نُحسن إدارة أي شيء" لذا لا يختلف اثنان على أهمية إدارة الوقت في حياتنا العلمية و العملية. فالوقت قابل للاستغلال و الاستثمار بدون حدود أو قيود و هو كأصل ثمين Asset كما يقول كان سبباً في تقدم غيرنااكتسابه المهارات في كيفية إدارة هذا الوقت و عدم هدره يطرحها التي. إن عدم إدارة الوقت جهلاً أو عمداً هي أحد أسباب تأخر العرب و المسلمين في قضية التنمية كثيرٌ من علماء و مفكري العرب. يقول أن قضية التنمية هي في الواقع قضية استثمار للوقت فنحن بحاجة إلى عربية متكاملة لإدارة الوقت لزيادة فعالية المديرين في استغلالهم للوقت و تعميق إحساسهم بالثروة نظرية في أيديهم(. التي القصى، 2003 .) هو الذي يعلم كيف يستخدم وقته, و يوزعه عليان و باختصار يمكن القول إن المدير الفعّال كما وضح تقبلية(وقت إبداعي), و تحديد الأنشطة اللازمة لأداء تلك التوزيع الفعّال على تخطيط الأنشطة المس الخطط(وقت تحضيري), و الوقت اللازم للقيام بعمل ما(وقت إنتاجي), و وقت للقيام بالمراسلات اليومية و الروتينية (وقت روتيني),(27). و بعد هذا العرض عن أهمية إدارة الوقت, يظهر جلياً لنا أن الإدارة ما هي إلا تحقيق هدف, و تحقيق الهدف يحتاج إلى وقت. فالتخطيط يحتاج إلى وقت و كذلك التنظيم و التوجيه و الرقابة و اتخاذ القرارات و بذلك نرى أن الوقت أحد العناصر الهامة و الأساسية المرتبطة بكل عنصر من عناصر الإدارة, فكل عمل إداري يحتاج إلى وقت و توقيت مناسب و كل وقت يحتاج إلى إدارة و تخطيط, هذه معادلة بسيطة وجب علينا معرفتها و إدراكها و بالأخص القائمين على شؤون الإدارة. (عليان ،2005). 3

التعامل مع المواقف الضاغطة إن الصحة النفسية والبدنية للإنسان ينبغي النظر إليها بعين الاعتبار من أجل تحقيق نظام إداري فعال، ووفقًا لنظرية الأنماط التي ترى أن كل فرد لديه سمات شخصية ثابتة نسبيًا تؤثر في مله مع المواقف الضاغطة وتختلف باختلاف الأفراد، فقد صنف الباحثون الأفراد من حيث تعا ـ وإن كانت هناك دراسات قد بأنه متنافس وعدواني وسريع الكلام الوقت مما يعرضه لمستويات مرتفعة من الضغوط، وعلى النقيض يكون ويشعر بضغط فهو شخص متروٍ ولا يشعر بضغط الوقت وغير متنافس وينتقي لنفسه أساليب حياة سهلة. ويتعرض العامل إلى الكثير من الضغوط النفسية التي تسهم في إنهاك طاقاته وتحرمه من وجه الأكمل، وقد ينتابه الصراع النفسي الذي يشغل تفكيره ما بين الاستمتاع بحياته على ال الاستمرار في العمل أو اعتزاله، وفي حالة تراكم مثل هذه العوامل وعدم القدرة على مواجهتها قد تؤدي إلى حالة من الاحتراق النفسي، ويعد الاحتراق النفسي من الظواهر التي جذبت اهتمام ثين عامًا الماضية، حيث تناولت أبحاثهم الاحتراق النفسي بوصفه ناتجًا الباحثين على مدى الثلا عن الضغوط المهنية وبعض الأسباب الأخرى، ووصف بأنه أكثر حدوثًا لدى أصحاب المهن الخدمية. إن الاحتراق النفسي كما يؤكد الباحثون يؤثر على الكوادر البشرية العاملة، فهو يؤثر ماعي، الصحي والنفسي للأفراد الذين يعانون منه أو الذين يفترض فيهم سلبيًا في الجانب الاجت القيام بعملهم بطرائق تتسم بالفعالية، وحينما تزداد شدة الاحتراق النفسي، فقد يفقد الفرد القدرة على التوازن ويغير نمط سلوكه إلى نمط جديد. والسلبية لضغوط العمل والمتمثلة أكثر تعرضًا للإثارة وخاصة الاستغراق في أكثر استغراقًا في العمل، أنهم يدفعون ثمنًا غاليًا في ومن ثم يحصلون على مكافآت معنوية من نجاحاتهم الدائمة، غير صورة مشقة نفسية وضغوط مهنية وأمراض بدنية إذا ما فشلوا في القيام بأدوارهم المهنية. هناك عدة أساليب خاصة بتجنب الوصول إلى مرحلة الاحتراق النفسي منها مواجهة المشكلات والتخطيط الجيد وتنظيم الوقت.،المسيليم ( 1998) 4

إدارة الوقت.. الاهتمام بالأولويات وترتيبها فن وعلم الاستخدام الرشيد للوقت، (المغربي ، 1974) وهي وهي علم استثمار الزمن بشكل فعال، وهي عملية قائمة على التخطيط والتنظيم والتنسيق ة والاتصال، وهي عملية كمية ونوعية معًا في ذات اللحظة، وهي والتحضير والتوجيه والمتابع عملية لا تنظر إلى الماضي أو ترتبط بالحاضر، وإنما هي أساسًا موجهة إلى المستقبل وتقوم باستشراف آفاقه والتنبؤ به والوقوف على مساره واتجاهاته والدروب المختلفة الموصلة ستقبل يركز على حسن اختيار بدائل الحاضر واتخاذ للأهداف، ومن ثم فإن الطريق إلى الم الحاضر لقاعدة انطلاق الى المستقبل، فحسن إدارة الوقت في المستقبل تعني التخطيط لذلك في الحاضر وعملية التخطيط في إدارة الوقت تعني السيطرة شبه الكاملة على كل شيء، فإدارة ا لم نحسن إدارته وبشكل فعال، فإننا لن الوقت هي إدارة لأندر عنصر متاح للمشروع، فإذ نحسن إدارة أي شيء آخر. وهكذا فإن إدارة الوقت هي قدرة الفرد ـ أيًا كان موقعه المهني ـ على وضع الأولويات وترتيبها، وإدراك مضيعات الوقت والقدرة على ضبطها وتفويض السلطة وإدراك الذات. ظيم الإنجاز وزيادة الأعمال الممكن إنجازها وفي إدارة الوقت هي إدارة نحو الأفضل، نحو تع أقل وقت، أي التحول إلى ساعات عمل قليلة وفي نفس الوقت تحقيق إنجاز أكبر، وهو أمر يتوقف على إدراك الفرد لذاته ومعرفته الحقيقية بقدراته وإمكانياته، فالمعرفة تتكرر وتتطور ئ الخاصة بإدارة الوقت.وتنمو وتزداد بالتعليم والتدريب وتطبيق المباد سبعة مبادئ مهمة للوقت.. تتمثل مبادئ إدارة الوقت فيما يلي: (أولاً) إدارك أهمية الوقت : يحتاج الفرد إلى إدراك أهمية الوقت وإلى تقدير مهارات إدارة الوقت لديه، فهذه عملية مهمة لفرد القدرة على تفحص جدًا، ومن أهم الممارسات التي تقود إلى النجاح، حيث يصبح لدى ا العمليات التي من خلالها يمكن تحسين العادات التي تهدر وقته. (ثانيًا) تحليل الوقت : يساعد على استخدام الفرد لعنصر الوقت بطريقة مثمرة وفعالة، وتجنب قضاء وقت طويل في فيذية ذات أمور غير هامة، كما يساعد على التعرف على أهداف الفرد وتحويلها إلى أنشطة تن مراحل متعاقبة محددة، بحيث يمكن ترتيب هذه المراحل وتحديد الزمن أو الوقت المناسب لكل مرحلة وتحديد الوقت الإجمالي للأهداف. (ثالثًا) تخطيط وتحديد الأهداف: تتضمن هذه الخطوة تحديد الكيفية التي ينبغي أن ينفق فيها الوقت بما يحقق الاستغلال الفعال ا قد يتطلب ذلك من إعادة ترتيب الأنشطة التي تمارس حاليًا أو تخفيض وقت بعضها للوقت وم أو التخلص منها كلية، أو إضافة أنشطة جديدة وهذا لا يتم بدون تحديد أهداف وترتيبها. 5

(رابعًا) ترتيب الأولويات فعالية يتم تحقيقها بشكل عام من خلال السعي الدؤوب وراء الأهداف المخطط إن النتائج الأكثر لها وليس من قبيل الصدفة، وينبغي تخصيص الوقت المتاح للأولويات مرتبة تنازليًا، لذا يجب على الفرد أن يقوم بترتيب أولوياته ويلتزم بها . (خامسًا) مبدأ المرونة: وقت الشخصي قد يكون أمرًا ضروريًا لاستيعاب الأحداث إن الاتصاف بالمرونة في جدولة ال الخارجة عن سيطرة المرء، وينبغي عدم الإفراط أو التفريط في جدولة الوقت. (سادسًا) مبدأ باريتو/ التركيز: في القرن التاسع عشر اكتشف باريتو أحد الاقتصاديين الإيطاليين أن الأشياء المهمة من تؤلف عادة نسبة ضئيلة منها، بمعنى آخر يؤدي تركيز الجهد الأكبر مجموعة معينة من الأشياء على العشرين بالمائة المهمة من النشاطات إلى تحقيق 80% من النتائج (سابعًا) مبدأ التفويض: إن قدرة المدير أو متخذ القرار على تحقيق النتائج ترتبط ارتباطًا وثيقًا بإدارة موظفيه، أي أن ردية ليست هي الفيصل بل الجهود الجماعية لمرؤوسيه، وكلما كان المدير يميل جهود المدير الف إلى العمل بنفسه فلن يستطيع أن يستخدم وقته الاستخدام السليم، وسيقضي وقتًا طويلاً جدًا في أشياء ليست مهمة، ويقضي وقتًا غير كاف في الأشياء الهامة التي تحتاج إلى عناية أكثر. -الوقت مهارات إدارة 1-التخطيط 2-التنظيم 3-تحديد الأولويات 6

خاتمة الجوانب المهمة والتي يحتاج القائد لأن يكون فعالا فيها ونجاح قيادته إدارة الوقت من يعتمد كثيرا على مدى إتقانه في توزيع وقته وإدارته والشخص الذي لا يستطيع إدارة وقته وفقاً ( لبيتر دركر) لا يستطيع إدارة أي شيء ، قائمة المراجع علاقيييي ، مييييداي عدييييد ال يييي در ، ال"الإدارة: "دراسةةةةل لية ةلةةةةل وةلقةةةةت ا لاويةةةةرارا الإدار ةةةةل" ته مييييد، ييييدة، السعوديد، 1985، ص582. ربحي مصطفى (،عليان 2005:) إدارة الوقت (النظرية التطبيقعمان، الأردن: دار جرير للنشر والتوزيع (أميرة محمد ، العدل 2006 :)إدارة الوقت وعلاقتها بالفعالية الذاتية والضغوط لدى المرأة القيادية، رسالة ماجستير، كلية الآداب، جامعة المنصورة. محمد يوسف ( ، المسيليم 1998)،التدريب على الأساليب الحديثة في إدارة الوقت، الكويت: جامعة الكويت. راشد ( ، القصي 2003 :)إدارة الوقت في التعليم الجامعي مدخل لزيادة فعاليته (دراسة حالة) مجلة البحث في التربية وعلم النفس العدد (1) جامعة المنيا، ص109. المغربي ، ك مل محمد ، الأعمةت : "سسةو للقةت ا" لإدارةاومدخل مكتبيد عمي ن ، عمي ن، انردن 1974- ص236-ص235.